甘特圖繪製教學【Ganttproject軟體】

什麼是甘特圖?

甘特圖可以視作橫向的長條圖,橫軸表示時間;縱軸表示任務或活動項目,橫向的長條則表示在整個期間上計劃與實際活動的完成情況。
甘特圖是用於專案管理上「必要」的工具,可讓管理者快速且清楚地知道哪些項目已經完成,哪些項目未完成,時程上是如期進行中還是延遲了,若發現時程遞延了好以即時重新規劃排程或是提出補救措施。

如何繪製甘特圖

Excel繪製(★★✩)

Excel繪製出甘特圖的三種方法,請點以下連結↓

軟體繪製(★★★)

雖然Excel也能繪製出甘特圖,但相對地較花時間。
若我們學會善用些小工具,如:前人所建置的甘特圖軟體,就能更有效率地繪製出甘特圖,做好專案管理。

甘特圖軟體下載

GanttProject – 甘特圖式專案管理軟體

甘特圖繪製教學

建立任務

開啟軟體後的頁面如下,左邊為「任務列表」,右邊為「任務時程圖」。

於「任務列表」或「任務時程圖」中,點選右鍵-「新建任務」或是按下「Ctrl」+「T」,即可新增任務。

「任務列表」新增任務後,即同步顯示出「任務時程圖」 。

建立子任務

專案中一定會有主要的大項任務(主任務),再分解成小的任務(子任務)。
建立子任務方式為:「新增任務」後,點選右鍵-「下一層」,或是按下「Tab鍵」即可設定成子任務。

當你建立子任務後,你會發現一個問題,主任務(任務一)沒辦法更改時間,是因為與子任務連動了,主任務的「起始日期」會依照該「子任務的最早開始時間」;「結束日期」會依照該「子任務的最晚結束時間」。
它的概念是:大項任務(主任務)拆解成小項任務(子任務),所以當子任務完成了,主任務也就完成了。

「下一層」為將任務設定成子任務,「上一層」為將子任務設定回主任務。
「上移」是將任務順序往前,「下移」則反之。

儲存檔案

點選「專案」-「另存為」,或者按下「Ctrl」+「Shift」+「s」即可將甘特圖另存檔案。
若不需要另外儲存檔案,直接更改原本的檔案即選擇「存檔」或按下 「Ctrl」+「s」 即可。

任務列表項目設定

任務列表除了「名稱」、「起始日期」及「結束日期」還可以更改或是新增別的項目,在該項目上點選右鍵-「管理欄位」,即可進行設定。

「已顯示之項目」會顯示「黑色」字;「隱藏之項目」會顯示「灰色」字。
如:選擇「期間」項目後再點選「顯示已選擇項」。

點選「顯示已選擇項」後,任務列表項目即新增此項目,如下圖增加了「期間」欄位。
點選「隱藏已選擇項」,即於任務列表中隱藏此項目。

商標設定

在「名稱」、「起始日期」與「結束日期」的上方可以看到GanttProject的商標,我們可以將它更換成公司或是個人的商標。
點選「編輯」-「設定」-「一般」-「商標圖檔」,選擇成想要設定的商標。

設定完成會發現,會發現商標圖檔沒改變,這部分是軟體的一個小bug,需要將檔案重新開啟即可顯示,重新開啟前記得先存檔,不然剛建好的任務就功虧一簣了。

重新開啟後已變成剛設定的商標圖檔了。

扣除假日

老闆:7/23~7/25,你有三天時間完成,我:7/23(五)~7/25(日),五、六、日三天……OS:是要我休假來加班嗎?
為了避免以上的事件,甘特圖任務的「期間」(天數),可以設定成扣除休假日。

設定方式:點選「專案」-「專案屬性」-「專案行事曆」。

選取週末:將星期六與星期日勾選,即將星期六與星期日設定為週末。
週末期間:選擇「沒有任務可以進行」,即不列入週末的天數。
選擇「所有任務照常進行」,則列入週末的天數。
選取節日的日曆:可以套用行事曆,將特殊節日(放假日)列出。

設定星期六、日為週末,並選擇「沒有任務可以進行」點選確認後 ,則可以呈現給老闆7/23~7/25,只有一天時間……

相依性設定

執行任務時會遇到個情況,前面的任務還沒完成,後面的任務也就無法執行。這時候就可以設定「相依性」。
設定方式:如:點選任務2的時間長條再拖曳至任務3的時間長條,顯示出一條直線如下圖。

拖曳完成即設定成「相依性」,任務2結束日期為7/23,因7/24與7/25為假日,任務3的開始日期即接著這之後即為7/26。
「相依性」的優點是:若前面任務的「結束日期」做更改,下一個相依的任務「開始日期」也會同步做更新。
此箭頭標示也可告知:需要前面的任務執行完成,下個任務才能夠開始。

取消相依性

按下「Delete」只會把任務刪除掉,那麼該怎麼把相依性取消呢?
Ans:點選相依箭頭指向的任務(任務3),點選右鍵-「任務設定」-「相依」,選擇後進行刪除即可。

調整顏色

「任務時程」的顏色可以做更換,點選後按右鍵-「圖表選項」-「任務顏色」-「色彩」。

可以使用調色版、HSV、HSL、RGB或CMYK來選擇顏色。

匯出檔案

做好的甘特圖要放到報告上,不需使用Print截成圖片,使用Ganttproject內建功能,點選「專案」-「匯出」。

能匯出以下幾種檔案類型,不過最常用的還是匯出成jpeg或png圖檔。

本篇只列入些常見的功能,還有很多其他的功能,可以自己摸索看看!

快來試試 Ganttproject 軟體繪製出你的甘特圖吧!

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