管理技巧-行事曆

相信你一定有忘記事情的經驗吧?不論是老闆交代的事項或是跟同事或是下屬講過的事情,卻熊熊給它忘記了。

行事曆是一個好方法,拿本廠商贈送的月曆或是買本可愛的月歷放在桌上,紀錄每天的任務或是交代的事項,隨手拿起來確認是不是逐項完成,是個好方法。

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隨著事情任務變多,紙本作業似乎不夠空間做記錄,藉由電子化時代我們可以使用電腦來取代紙本,Excel- 2016版本的內建行事曆功能,是個輕鬆的好方法,點選「萬年行事曆(每個索引標籤代表一個月)」-建立  即完成,不需要自己設計行事曆,簡單記錄例行公式和交代事項。

建立的行事曆以工作表區分一月~十二月,紀錄每個月每一天的工作事項,這下再也不用擔心不夠紀錄了吧!加上,電子化的好處在於可以「隨時修改」。

管理技巧-行事曆

行事曆也可以是管理的技巧,你的底下可能會是工程師、助理工程師、領班或是技術員,Orange建議可以利用行事曆來交代團隊事項,放在網路共用的一個資料夾,不僅可以讓底下的團員清楚該做些什麼,也可以避免團員忘記交代的事情,而這個行事曆也可以整個團隊大家一起管理,如果有什麼額外的事項,每個人都可以做編輯,將事情列上去讓團隊們也讓管理者知道,利用Excel功能-校閱-共用活頁簿,點選後勾選允許多人同時修改活頁簿,藉由「共用活頁簿」功能就不怕一個人開啟後其他人開啟變成唯獨模式,無法做修改。

好的管理者要讓下屬清楚方向、清楚目標,一旦有了目標才有前進的動力,如果人員每天都不知道做的任務有什麼意義,只是為了要做而做,勢必一定會很有無力感吧!管理技巧-行事曆是個好方法,明確讓下屬知道該做些什麼,管理者更可以列出行事曆的項目,將項目說明更完整,這項任務的用意是什麼、目的是什麼,團員們知道目標,或許也可以蹦出不一樣的想法,來幫助團隊更快解決問題。

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